Ce ar trebui să automatizeze mai întâi o firmă cu 10–50 de angajați?

De ce răspunsul obișnuit la această întrebare nu folosește la nimic

Cele mai multe sfaturi pe tema aceasta sunt o listă de instrumente. Vi se spune să găsiți ceva repetitiv și să începeți de acolo. Așa ajunge o firmă cu un chatbot pe site pe care nu l-a cerut nimeni și cu un robot de documente care economisește patru minute pe săptămână, în timp ce telefonul sună în gol într-o marți după-amiază.

Ce urmează este un test de selecție, nu o listă scurtă. Merge pe cifrele dumneavoastră și este făcut intenționat greu de trecut. Un proces care nu trece toate cele patru întrebări de mai jos vă va costa mai multă atenție decât vă dă înapoi, iar atenția este resursa rară într-o firmă de mărimea aceasta.

O precizare despre cifre, înainte de test. Fiecare cifră de pe această pagină își poartă sursa și data la subsolul paginii, iar cele care vin din socoteala noastră, nu dintr-un studiu, o spun chiar lângă cifră. Niciuna nu este un rezultat obținut la un client.

Cele patru întrebări pe care trebuie să le treacă o primă automatizare

1. Se întâmplă cel puțin o dată pe săptămână? O muncă lunară nu produce destule dovezi după care să reglați. Un ritm săptămânal vă dă patru observații pe lună, iar atât ajunge ca să prindeți o greșeală înainte să se întărească în obicei.
2. Doi dintre oamenii dvs. ar face-o la fel? Dacă nu, înseamnă că procesul este încă în discuție intern și ați fixa în automatizare părerea unuia în dauna celuilalt. Lămuriți asta întâi pe hârtie. Este mult mai ieftin decât să o lămuriți într-o refacere.
3. O puteți formula sub forma „când X, faceți Y”? Un declanșator și o acțiune, într-o singură propoziție. Când un apel rămâne fără răspuns, pleacă un SMS cu un link de programare. Când o ofertă stă de trei zile, se revine o dată. Dacă descrierea regulii cere un paragraf de excepții, regula nu este gata.
4. Puteți spune cât vă costă astăzi, în euro? Nu o impresie. O cifră pe care o puteți reconstitui din propriul jurnal de apeluri, din agendă sau din căsuța de e-mail. Dacă nu o puteți scoate, nu veți putea spune niciodată dacă automatizarea a funcționat, și nici omul pe care l-ați plătit să o construiască.

Trei „da” și o ridicare din umeri nu înseamnă trecut. A patra întrebare hotărăște dacă aveți un proiect sau un experiment cu un rezultat și este exact cea pe care a sărit-o aproape orice primă automatizare dezamăgitoare. Dacă nu aveți o cifră de pornire, analiza gratuită scoate o primă variantă a ei din paginile dvs. publice, în circa 3 minute.

Cei patru candidați, în ordinea în care se plătesc de obicei singuri

Începeți cu telefonul, pentru că pe telefon banii pleacă primii și cel mai în liniște. Proprietarii se înșală constant în privința numărului de apeluri la care răspunde firma lor, iar eroarea merge mereu în aceeași direcție.

Diferența aceasta nu este lene, este fizică. De pe un acoperiș, dintr-un cabinet sau dintr-o întâlnire cu un client nu răspunde nimeni la telefon. Apelul nu așteaptă: pleacă la următoarea firmă de pe listă, iar aceea îl și programează. Calculatorul pentru apeluri pierdute transformă propriul dvs. volum de apeluri și valoarea unei lucrări într-o cifră lunară, iar analiza pentru firmele de instalații și construcții parcurge aceeași pierdere de la un capăt la altul.

Al doilea: viteza primului răspuns, care este o altă pierdere decât apelul pierdut. Solicitarea a ajuns, cineva chiar a citit-o, iar răspunsul a plecat a doua zi dimineața. Cât costă întârzierea aceasta a fost auditat la o scară pe care nicio firmă mică nu ar putea-o reproduce.

Aceasta este de obicei cea mai ieftină de remediat și cea mai ușor de măsurat. Un prim răspuns care pleacă în mai puțin de un minut, de fiecare dată, de la un agent care vă vede calendarul. Calculatorul pentru viteza de răspuns la solicitări pune preț pe întârzierea de acum, față de întârzierea pe care ați avea-o după.

Al treilea: programarea care rămâne goală. Dacă vindeți timp în intervale, o neprezentare nu este o neplăcere, este marfă pe care nu o mai puteți vinde. Iar riscul nu este constant, exact partea pe care majoritatea sistemelor de reamintire o ignoră.

Remedierea urmează curba, nu calendarul. Distanță mai scurtă până la programare acolo unde o controlați, un ritm de reamintiri potrivit cu distanța acolo unde nu o controlați și reprogramare dintr-un clic, ca o anulare să devină un interval pe care îl ia altcineva. Calculatorul de neprezentări pune preț pe varianta dvs., iar analiza pentru cabinetele stomatologice arată socoteala pe un cabinet cu două scaune.

Al patrulea: documentele pe care le retastează cineva. Dintre cele patru, candidatul acesta se plătește cel mai încet și cu el se începe cel mai des, ceea ce este exact pe dos. Merită făcut. Merită făcut după cele trei de mai sus, dacă firma dvs. nu se îneacă efectiv în hârtii.

Cincisprezece ore înseamnă bani adevărați, dar sunt bani pe care îi dați oricum pe salariu. Apelul pierdut înseamnă bani pe care nu îi vedeți deloc și de aceea stă mai sus. Dacă tastarea facturilor chiar este cea mai mare pierdere a dvs., calculatorul de ore pentru tastarea facturilor îi pune preț, iar analiza pentru cabinetele de contabilitate arată unde trebuie să rămână predarea către un om.

Cele cinci lucruri pe care nu le automatizați mai întâi

Orice articol pe tema aceasta vă dă o listă. Aproape niciunul nu vă dă și excluderile. Cele cinci de mai jos arată atrăgător și sunt greșite pentru o primă construcție. Patru dintre ele ne-au fost cerute pe nume.

• Judecata. Orice situație în care răspunsul corect depinde de citirea unui om, de cântărirea unui risc sau de cunoașterea unui istoric care există doar în capul cuiva. O automatizare poate pregăti decizia și vă poate pune faptele în față în zece secunde. Nu ea trebuie să o ia.
• Un proces despre care echipa dvs. încă se ceartă. Automatizarea face un proces mai rapid și mult mai greu de schimbat. Dacă forma muncii este contestată, cumpărați un mod scump de a câștiga o ceartă internă, iar jumătatea care pierde își va găsi o cale pe lângă el în mai puțin de o lună.
• Tot ce nu puteți măsura înainte și după. Fără o cifră de pornire nu există rezultat, ci doar o impresie. Din cauza impresiilor ajung automatizările să fie oprite în tăcere două trimestre mai târziu, pentru că nu mai poate nimeni apăra rândul acela din buget.
• Lucrul care doar enervează. Corvoada cea mai zgomotoasă dintr-un birou este rareori și cea mai scumpă. Enervarea este un indicator prost al costului, iar sarcinile de care se plânge lumea sunt cele scurte și vizibile, nu pierderea lentă pe care nu o vede nimeni.
• Un chatbot pe site-ul dvs. Este cea mai vizibilă automatizare pe care o puteți cumpăra și de obicei cea mai puțin valoroasă la mărimea aceasta. Răspunde la întrebări care nu blocau nicio vânzare și nu atinge niciuna dintre cele patru pierderi de mai sus: nici telefonul, nici răspunsul, nici intervalul, nici factura.

Cum conduceți prima automatizare, ca să poată fi judecată

O pierdere, o cifră, un test de acceptanță scris de dumneavoastră. Nu de cel care construiește. Dacă omul care plătește nu poate rosti propoziția care face din asta un succes, proiectul nu are linie de sosire și lumea se va certa pe el în loc să îl măsoare.

Zece zile lucrătoare și o cale de întoarcere. O primă construcție care durează un trimestru nu este o primă construcție, este un program. Ale noastre ajung la o primă versiune funcțională în 10 zile lucrătoare, iar fiecare vine cu răspunsul la întrebarea pe care nimeni nu o pune până la ora 02:00: ce se întâmplă când se strică. De obicei, traseul vechi este încă acolo și se repornește într-un minut.

Apoi extindeți sau opriți. Amândouă sunt rezultate acceptabile și doar unul dintre ele stă la îndemâna unei firme care nu și-a notat niciodată cifra. Să vă opriți după un experiment onest vă costă două săptămâni. Să extindeți o construcție pe care nu o poate dovedi nimeni vă costă următorii trei ani, în care nu veți mai avea încredere în nimic din toate acestea.

Rămâne întrebarea cu care a început pagina aceasta și motivul pentru care merită să plătiți pentru un răspuns ca lumea. Să alegeți bine înseamnă să citiți împreună căile de apel, timpii de răspuns, distanța până la programare și volumul de documente, în loc să le ghiciți. Check-ul de 29 € face citirea aceasta în aceeași zi și vă dă înapoi candidații ordonați pentru firma dvs., cu socoteala la vedere. Este cel mai ieftin mod pe care îl știm ca prima automatizare să nu fie cea greșită.