15 Std. Tippen im Monat, die eine Maschine besser macht. Die Rechnung.
gerechnetes Modell
Die kurze Antwort: etwa 15 Std. im Monat, das sind 150 Lieferantenrechnungen zu je rund sechs Minuten
Das Modell ist Ihre Belegmenge, mal die Minuten, die ein Beleg heute braucht, bewertet mit dem Stundensatz dessen, der tippt. Bürozeit zu 35 €/Std. und Inhaberzeit zu 60 €/Std. geben auf dieselben Stunden zwei sehr verschiedene Antworten. Die Erfassung schafft etwa 90 % der Belege und leitet den Rest bewusst an einen Menschen weiter, die Ersparnis sind also die meisten dieser Stunden, nicht alle. Die E-Rechnung hat die strukturierte Erfassung längst zur Rechtslage gemacht, nicht zur Geschmacksfrage.
Die Belegsaison ist auf dem Höhepunkt. Das Postfach interessiert das nicht. Mandantenbelege kommen als Fotos von Papier auf einem Küchentisch, und jemand in Ihrer Kanzlei tippt sie ab.
Das ist eine Branchenanalyse, kein Kundenergebnis. Jede Zahl unten stammt aus einer veröffentlichten Studie oder einem offengelegten Modell, und das Label steht direkt daneben.
Durch eine typische Kanzlei mit sechs Mitarbeitern laufen drei Verlustquellen. Belegerfassung von Hand, jede Woche dieselben zwanzig Fragen, Antworten auf Mandatsanfragen, die Tage warten. Hier steht, was jede davon kostet.
Zwei Arbeitstage, mit Abtippen verbracht
Was die Belegerfassung kostet, ist Rechnen, keine Meinung. Belege zählen, Minuten zählen, multiplizieren.
≈ 15 Std. im Monat
Das sind zwei Arbeitstage im Monat, jeden Monat (Modell). Und es ist die Arbeit, für die in Ihrer Kanzlei niemand ausgebildet wurde.
Die Maschine liest, statt zu tippen. Erfassung aus Postfach, Scanner und Portal, dann Kontierung, Zuordnung und eine Übergabedatei, die Ihre Buchhaltungssoftware annimmt.
~90 %
Wir versprechen weniger Aufwand, nie Zauberei bei der Genauigkeit. Wegen dieses Unterschieds läuft die Maschine auch im zwölften Monat noch. Die fachliche Beurteilung bleibt bei Ihnen. Das Tippen nicht.
Ihre Belegmenge, Ihre Minuten, Ihr Stundensatz.
Was kostet Sie das Schreiben von Rechnungen per Hand?
≈ 550 € im Monat gehen verloren.
15 Std. Tippen im Monat.
Schätzung. Modell: 150 Rechnungen zu 6 Minuten sind etwa 15 Std. Tippen im Monat. Die Maschine liest sie stattdessen. Im Gespräch ersetzen Ihre echten Zahlen es.
Die Bänder aus dem Rechner: Büro 35 €/Std. oder Inhaber 60 €/Std. Ändern Sie eines davon, und das Ergebnis bewegt sich.
Jede Woche dieselben zwanzig Fragen
Wo bleibt meine Lohnabrechnung. Was brauchen Sie von mir. Wann ist die Frist. Jede Antwort dauert zwei Minuten. Die Unterbrechung dauert länger als die Antwort.
Ein gemeinsames Postfach ist bei diesen Mengen ein Problem der Weiterleitung, kein Personalproblem.
200+ Anfragen im Monat
Unter dieser Zahl ist ein Postfach aus Menschenhand in Ordnung, und wir sagen das auch. Darüber beantwortet sich die Routine selbst, und der Rest landet mit einer Zusammenfassung auf dem richtigen Schreibtisch.
Das neue Mandat, das vier Tage gewartet hat
Ein Interessent schreibt am Dienstag. Jemand antwortet am Freitag. Bis dahin hat er zwei anderen Kanzleien geschrieben, und eine davon hat noch am selben Nachmittag geantwortet.
~60-mal
Wegen des Mandatswerts ist das die teuerste der drei Verlustquellen. Ein Mandat ist eine Beziehung über mehrere Jahre. Die erste Antwort entscheidet, wer das Mandat bekommt.
Die Maschine antwortet, solange die Anfrage noch warm ist. Typische erste Antwort der Maschine: 38 Sekunden (Produktspezifikation), mit zwei Fragen zur Qualifizierung und einem Termin für das Erstgespräch.