E-Rechnung ohne Tippen: was ein Betrieb empfangen, ausstellen und nicht mehr abtippen muss
LEITFADEN · FRISTEN · 12 MIN
Angaben auf dieser Seite geprüft im August 2026.
Die kurze Antwort: die Regel betrifft das Format, und das Format ist die Chance
Der Empfang ist bereits Pflicht. Das Ausstellen kommt in zwei Stufen, zum 1. Januar 2027 und zum 1. Januar 2028. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes im Inland ansässige Unternehmen eine strukturierte elektronische Rechnung von einem anderen inländischen Unternehmen empfangen können, und dafür genügt ein gewöhnliches E-Mail-Postfach. Das Ausstellen ist nach Größe gestaffelt: Wer im vorangegangenen Kalenderjahr mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, verliert die Papieroption für inländische B2B-Rechnungen zum 1. Januar 2027, alle übrigen zum 1. Januar 2028. Was mit der Pflicht niemand mitverkauft: Eine strukturierte Rechnung ist per Definition maschinenlesbar, und damit entfällt der Grund, aus dem überhaupt jemand Rechnungen abgetippt hat.
Was sich wirklich geändert hat und was nicht
Die Änderung ist eine Definition, alles Weitere folgt daraus. § 14 Abs. 1 UStG definiert die elektronische Rechnung jetzt als eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles, was in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird, ist eine sonstige Rechnung. Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung nach der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen oder zwischen den beiden Beteiligten vereinbart sein, sofern sich die erforderlichen Angaben richtig in ein Format extrahieren lassen, das normkonforme Systeme lesen können.
Damit ist die häufigste Annahme zu dieser Regel falsch. Ein per E-Mail versandtes PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es ist eine sonstige Rechnung, die zufällig elektronisch unterwegs ist. In dieser Unterscheidung steckt die ganze Reform: Das Gesetz verlangt nicht, dass Sie aufhören zu drucken, es verlangt eine Datendatei, die Software lesen kann, ohne dass ein Mensch den Inhalt in ein Buchhaltungssystem abtippt.
Nicht geändert hat sich, mit wem Sie arbeiten. Nichts an dieser Reform verlangt, dass Sie DATEV, Lexware oder das verlassen, worauf sich Ihr Steuerberater festgelegt hat. Diese Systeme lesen und schreiben die genannten Formate längst. Die Lücke, die die Reform sichtbar macht, liegt nicht in der Buchhaltungssoftware, sondern in den zwanzig Minuten am Tag, in denen jemand Daten von Hand aus dem Postfach in diese Software überträgt.
Die Fristen und für wen sie jeweils gelten
Drei Daten zählen, und nur eines davon ist verstrichen. Die Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG und nicht in § 14, und deshalb gibt so viel Sekundärliteratur sie leicht falsch wieder. Jede Zeile unten nennt die Vorschrift, aus der sie stammt, damit Sie es in etwa einer Minute nachlesen können.
1. Januar 2025
| Ab | Für wen es gilt | Was sich ändert | Wo es steht |
|---|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes im Inland ansässige Unternehmen, auch Kleinunternehmer | Sie müssen eine strukturierte E-Rechnung empfangen können. Der Absender braucht dafür nicht mehr Ihre Zustimmung. | § 14 Abs. 1 und 2 UStG, datiert durch § 27 Abs. 38 Nr. 1 |
| Bis 31. Dezember 2026 | Alle, die inländische B2B-Rechnungen ausstellen | Papier bleibt zulässig, und ein anderes elektronisches Format ist zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 1. Januar 2027 | Aussteller mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr | Die Papier- und Freiformat-Option endet für inländische B2B-Rechnungen. Sie müssen eine strukturierte E-Rechnung ausstellen. | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| 1. Januar 2028 | Alle übrigen, die inländische B2B-Rechnungen ausstellen | Das Übergangsfenster schließt vollständig. Die EDI-Ausnahme endet mit ihm. | § 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG |
| Kein Datum | Kleinunternehmer nach § 19 UStG, als Aussteller | Eine Rechnung über einen nach § 19 steuerfreien Umsatz darf immer als sonstige Rechnung versandt werden. Die Pflicht zum Empfang bleibt bestehen. | § 34a UStDV |
800.000 €
Zwei Details an dieser Grenze werden regelmäßig übersehen. Gemessen wird das vorangegangene Kalenderjahr, über Ihre Pflicht ab 2027 entscheidet also 2026, und das läuft gerade. Und geprüft wird der Aussteller, nicht der Kunde: Ein kleiner Betrieb, der einem großen Unternehmen eine Rechnung schreibt, wird an seinem eigenen Umsatz gemessen, nicht an dem seines Kunden.
Was „empfangen können müssen“ tatsächlich von Ihnen verlangt
Weniger, als die Softwarebranche Ihnen erzählt, und mehr, als nichts zu tun. Das Bundesfinanzministerium wird in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 ungewöhnlich deutlich, was das Minimum angeht: Im Inland ansässige Unternehmen müssen die technischen Voraussetzungen für den Empfang einer E-Rechnung schaffen, das gilt auch für Kleinunternehmer als Empfänger, und wenn die Rechnung per E-Mail kommt, ist kein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen nötig. Ihr vorhandenes Postfach ist ein zulässiger Empfangsweg.
Ablehnen können Sie nicht. Für die Ausstellung einer E-Rechnung an ein anderes inländisches Unternehmen braucht es keine Zustimmung des Empfängers, und der Empfänger muss die Voraussetzungen für die Entgegennahme schaffen. Dasselbe Schreiben sagt, dass ein Unternehmen, das technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, keinen Anspruch auf eine Ersatzrechnung in anderer Form hat, und dass die umsatzsteuerlichen Pflichten des Ausstellers als erfüllt gelten, wenn er nachweisen kann, dass er sich um die ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat, etwa mit einem Sendeprotokoll.
Der ehrliche Mindeststand für 2026 ist also klein. Eine Empfangsadresse, die tatsächlich jemand überwacht, ein Viewer, der XRechnung und ZUGFeRD so darstellt, dass ein Mensch lesen kann, was angekommen ist, und eine Ablageregel, nach der die XML-Datei selbst aufbewahrt wird und nicht ihr Ausdruck. Das ist die Pflichtaufgabe. Alles nach diesem Abschnitt ist die Chance, und die ist freiwillig.
Wohin das Tippen verschwindet, wenn Sie es lassen
Eine strukturierte Rechnung ist eine Datendatei, die per E-Mail ankam, und Datendateien brauchen niemanden zum Abtippen. Dieselbe Regel, die die Pflicht schafft, nimmt den Grund weg, aus dem überhaupt jemand Eingangsrechnungen abgetippt hat: Die Felder, die Sie früher abgeschrieben haben, sind jetzt benannte Felder in einem Dokument, das Ihre Systeme lesen können. Die Verarbeitungskette, die das Tippen ersetzt, hat vier Stufen, und nur die letzte sollte ein Mensch noch anfassen.
- Erfassen. Alles, was im Rechnungspostfach ankommt, wird aufgenommen, strukturiert oder nicht. Strukturierte Dateien werden direkt ausgelesen. PDFs und Papier werden auf dem alten Weg gelesen, denn beides kommt noch jahrelang herein, und eine Kette, die nur die pflichtkonforme Hälfte schafft, ist keine Kette.
- Kontieren. Lieferant, Kostenstelle, Steuersatz und Konto werden aus den Rechnungsdaten vorgeschlagen und daraus, was beim letzten Mal mit demselben Lieferanten passiert ist. Das war bisher die Stufe mit den zwanzig Minuten, und hier zahlt sich das strukturierte Format aus.
- Prüfen. Die Datei wird gegen die Norm und gegen die Geschäftsregeln geprüft, bevor irgendetwas gebucht wird. Fehler zerfallen in zwei Arten, davon handelt der nächste Abschnitt, und nur eine der beiden verdient die Aufmerksamkeit eines Menschen.
- Übergeben. Die gebuchten und kontierten Datensätze gehen in das Buchhaltungssystem, das Ihr Steuerberater ohnehin nutzt, in der Form, die er ohnehin erwartet. An seinem Monatsabschluss ändert sich nichts, außer dass er mit weniger Korrekturen beginnt.
Der Überschlag zur zweiten Stufe ist der, den Sie machen sollten, bevor Sie sich auf irgendetwas festlegen. Ein Betrieb mit 150 Eingangsrechnungen im Monat und rund sechs Minuten Bearbeitung je Rechnung kommt auf annähernd 15 Stunden im Monat, und dieses Modell ist änderbar statt behauptet. Geben Sie Ihre eigene Menge, Ihre eigene Bearbeitungszeit und Ihren eigenen Stundensatz in den Rechnungsrechner ein und sehen Sie, wie die Zahl in Ihrer Größenordnung aussieht. Kommt sie klein heraus, automatisieren Sie es nicht, und wir sagen Ihnen das, bevor Sie fragen.
Die Rechnungen, die durch die Prüfung fallen, und warum das letzte Zehntel eine Konstruktionsentscheidung ist
Das Bundesfinanzministerium zieht eine Grenze, die die meiste Software nicht zeigt, und es ist die nützliche Grenze. Ein Formatfehler heißt, dass die Datei die strukturellen Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG gar nicht erfüllt: Sie ist dann keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung, mit allen Folgen daraus. Ein Geschäftsregelfehler heißt, dass die Datei strukturell in Ordnung ist, ihr Inhalt aber unvollständig oder widersprüchlich, etwa ein fehlender Eintrag im BT-10, dem Pflichtfeld für die Käuferreferenz einer XRechnung, oder ein Steuerbetrag, der sich mit dem ausgewiesenen Steuersatz nicht deckt. Solche Fälle erscheinen bei der Prüfung als kritische Fehler.
Die beiden brauchen unterschiedliche Behandlung, und fast niemand trennt sie. Ein Formatfehler ist ein Gespräch mit dem Lieferanten, weil er Ihnen die falsche Art von Dokument geschickt hat. Ein Geschäftsregelfehler ist eine Korrektur, und oft eine, für die sich ein belastbarer Vorschlag machen lässt. Beides in dieselbe Warteschlange zur Durchsicht zu geben ist der Grund, aus dem Betriebe am Ende glauben, automatisierte Rechnungsverarbeitung funktioniere bei ihnen nicht.
Deshalb ist die Zahl, die wir für die automatische Erfassung nennen, bewusst zurückhaltend. Wir geben rund 90 % der Dokumente als automatisch erfasst an, der Rest geht bewusst an einen Menschen, und die zweite Hälfte dieses Satzes ist die wichtige. Der Rest ist keine Fehlerquote, die man gegen null drücken müsste. Es ist die Menge der Dokumente, die ein Mensch ansehen sollte, und die Kette so zu bauen, dass diese Menge sichtbar, klein und täglich abgearbeitet ist, ist die eigentliche Arbeit.
Die Checkliste, sortiert danach, wann der jeweilige Punkt aufhört freiwillig zu sein
Nichts davon braucht neue Buchhaltungssoftware, und das meiste ist ein Nachmittag. Gehen Sie die Liste durch, bis Sie beim ersten Punkt landen, den Sie nicht erledigt haben. Da stehen Sie.
- Längst fällig: eine überwachte Empfangsadresse und ein Viewer. Eine Adresse, die eine benannte Person prüft, und etwas, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt. Ohne die zweite Hälfte ist eine pflichtkonforme Rechnung nicht von einem kaputten Anhang zu unterscheiden.
- Längst fällig: die XML-Datei aufbewahren, nicht den Ausdruck. Die strukturierte Originaldatei ist die Rechnung. Eine PDF-Darstellung davon ist ein Bild der Rechnung. Archivieren Sie die Datei, die angekommen ist, in der Form, in der sie angekommen ist.
- Bis Ende 2026: Ihren Umsatz 2026 gegen die Grenze prüfen. Das vorangegangene Kalenderjahr entscheidet, auf welcher Seite des 1. Januar 2027 Sie stehen, und gemessen wird 2026, während Sie das lesen. Wenn Sie nah an der Grenze liegen, planen Sie mit dem früheren Datum.
- Bis Ende 2026: das Format mit Ihrem Steuerberater abstimmen, nicht mit einem Anbieter. Er hat eine Vorliebe, sie ist gut begründet in dem, was seine Kanzleisoftware in der Menge verarbeitet, und ihr zu folgen kostet Sie nichts.
- Im Lauf von 2027: das Ausstellen umstellen, in einem ruhigen Monat. Liegen Sie über der Grenze, ist das ein hartes Datum. Liegen Sie darunter, haben Sie ein Jahr Luft, und diese Luft zu nutzen und früher umzustellen ist die billigste Version dieses Vorhabens, weil nichts brennt.
- Wann Sie wollen: das Tippen aus der Mitte nehmen. Das ist der einzige freiwillige Punkt auf der Liste, und der einzige, der etwas zurückzahlt. Alles darüber ist der Preis dafür, rechtskonform zu bleiben.
Die Übergabe, die Ihr Steuerberater tatsächlich braucht
Hier spüren Betriebe die Reform, und es ist eine Frage der Zusammenarbeit, bevor sie eine technische ist. Ihr Steuerberater ist kein Hindernis für die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung. Er ist die Randbedingung, die dafür sorgt, dass es ordentlich gemacht wird: Er weiß längst, welche Felder stimmen müssen, welche Lieferanten sie regelmäßig falsch liefern und wie ein sauberer Monat aussieht. Fragen Sie ihn, in welcher Form er die Daten haben will, und bauen Sie darauf hin, statt ihm einen Export aus einem Werkzeug vorzulegen, das er noch nie gesehen hat.
Und wenn Sie das ganze Bild für einen Betrieb wie Ihren wollen, bevor Sie sich auf irgendetwas davon festlegen, fangen Sie mit der kleineren der beiden Analysen an. Die kostenfreie Analyse sieht sich die Stellen an, an denen in einem Betrieb üblicherweise Zeit versickert, die Rechnungsbearbeitung eingeschlossen, und berichtet die Befunde mit offengelegter Methode statt als Punktzahl. Die Seite für Steuerkanzleien geht denselben Weg für die eigene Kanzlei statt für deren Mandanten.